Assistente Administrativo

Saia na frente:

CANDIDATE-SE

Vaga ofertada por parceiro do Jobbol:
A Brunel está em busca de um(a) Assistente Administrativo Bilingue para atuar em um de nossos grandes clientes do setor de óleo e gás.
Trata-se de um contrato temporário de 3 meses, com possibilidade de efetivação.
Responsabilidades Principais:Receber e despachar correspondências, organizando e entregando diariamente.Preparar a sala de reuniões com refrescos e materiais para encontros com visitantes.Receber solicitações de viagens e fazer os arranjos e reservas necessários de acordo com a Política de Viagens Corporativa.Facilitar a preparação e aprovação de relatórios de despesas e garantir que os reembolsos sejam feitos ao viajante.Agendar compromissos, conferências e reuniões conforme orientado e preparar e distribuir as atas das reuniões quando solicitado.Registrar e manter os detalhes de contato de Clientes e Fornecedores na Lista de Contatos Corporativa e na lista de contatos de Embarcações.Receber faturas relacionadas ao escritório e Recursos Humanos e coordenar com os contadores locais para garantir o pagamento em tempo hábil.Auxiliar na manutenção do escritório.Manter os arquivos de contas no escritório conforme os requisitos locais.Apoiar a empresa quando necessário em projetos especiais.Atualizar bancos de dados, apresentações de clientes e relatórios quando solicitado.Auxiliar a equipe local, equipe de liderança estendida e administradores do escritório do Rio nas tarefas diárias, preparações para reuniões, atas e seus acompanhamentos, além de iniciativas de desenvolvimento de negócios.Auxiliar o associado de RH local nas atividades operacionais conforme necessário.Auxiliar com a documentação relacionada às solicitações de visto do pessoal de escritório / tripulação.Auxiliar com o registro e a gestão de compras de escritório e fornecedores.Cumprir as políticas da empresa e o Código de Conduta e Ética Empresaria.Auxiliar na manutenção da sala de crise e nos EPIs (Equipamentos de Proteção Individual) para funcionários em terra e visitantes.Controlar o inventário, incluindo EPIs.Atuar na recepção quando o recepcionista não estiver disponível.Coordenar e auxiliar na organização de sessões de HSSE (Saúde, Segurança, Meio Ambiente e Qualidade), caminhadas de HSSE, eventos de equipe, etc.Auxiliar na preparação de relatórios de segurança do Escritório Rio e manter a lista de distribuição das ferramentas de alerta.Pré requisitos: Superior CompletoInglês avançadoProfissional organizado que preze pela pontualidadeExcel avançado